Proway
Folyamatvezérlő Rendszer
A Proway Folyamatvezérlő Rendszer célja a vállalat hatékonyabb működésének elérése, a külső és belső folyamatok dokumentálásának, tervezésének, irányításának, nyomon követésének és ellenőrzésének révén. A rendszerből előre definiált folyamattípusok alapján indíthatók el a folyamatpéldányok, amiket a normál lefolyási lehetőségek szerint (döntési pontok és elágazások kezelése) vezérel a program a végpontokig.
A rendszer bevezetése révén nő a szervezeti know-how. Azáltal, hogy letisztázásra kerülnek a szervezet működésének folyamatai, megnövekszik a cég „memóriája”, hiszen bármikor visszakereshetővé válnak a folyamatok, tevékenységek.
A Proway Folyamatvezérlő Rendszer fő funkciói
Dokumentálás:
- A dokumentálás révén a letisztázott folyamatok, feladatok, alá – fölé rendelési viszonyok könnyen visszakereshetővé válnak
- Az egyes feladatok hogyan kerülnek elvégzésre – mit, hogyan kell csinálni -, amely alapján elkészíthető a munkaköri leírás
- Milyenek az alá- fölérendeltségi viszonyok (szervezeti hierarchia), így könnyen elkészíthető a szervezeti struktúra ábra
- Mi az egyes feladatok elvégzésének sorrendje (hogy épülnek fel a folyamatok), amely megadja a folyamatleírásokat
Tervezés:
A program segítségével hatékonyan tervezhetőek az erőforrások, feladatok, valamint megadható az egyes tevékenységek határideje.
Ellenőrzés:
Az egyes feladatok elvégzésének projektszerű ellenőrzése során a tervezett és a tényleges adatok kerülnek összehasonlításra. A kimutatások segítségével naprakész információk segítik a feladatot.
- Ki, mikor, milyen eredménnyel, mit csinált
- Terv-tény összehasonlítás
Folyamatvezérlés:
- A meghatározott folyamatok teljes körű kezelése:
- Folyamatok indítása
- Ez alapján a szükséges erőforrások foglalása
- Az egyes feladatok jelzése a felhasználóknak
- Esetleges beavatkozás a folyamatba
A Proway rendszer használatának előnyei
Vezetői szemszögből:
Hatékonyabb a tervezés, a szervezés és az ellenőrzés!
- Átláthatóbb a szervezet működése
- Letisztázott belső folyamatok
- Tervezhetőek az erőforrások
- Erőforrás átcsoportosítás (helyettesítések, szabadság, betegség kezelése)
- Nyomon követhető, hogy hol tartanak a folyamatok
- Tervezések, ellenőrzések, kimutatások és összesítések
- Tervezhető, hogy ki-, mivel fog foglalkozni (heti tervezés)
- Tervezhetőek a ráfordítások (erőforrás foglalás)
- Tervezhetőek a projektek, folyamatok
- Valamint MINDEN ellenőrizhető, elemezhető.
Alkalmazottak szemszögéből:
Tudja, hogy az adott feladattal pontosan:
- mit és mennyit kell megcsinálnia,
- mikorra kell elvégeznie,
- hova kell továbbítani, hogy haladjon a folyamat,
- a kapott feladatok elvégzését megtervezheti,
- a kimutatások alapján láthatja a munkájának eredményét
Folyamatok generációs változtathatósága
A már megtervezett és alkalmazott folyamatok bármikor újratervezhetőek, és zökkenőmentesen módosíthatóak. A módosult folyamatokat a rendszer nyomon követi, és a változásokat a futó folyamatokon átvezeti. A folyamatok további variációinak kialakítását a saját munkatársak is folyamatosan elvégezhetik, így a rendszer a bevezetés után is alacsony költségszinten üzemeltethető.
Határidő és költségfigyelés
A projektekre, és az azon belüli tevékenységekre relatív határidő, tervezett idő-, valamint költségráfordítás határozható meg. A kapcsolt ADATBÁNYÁSZ rendszer kimutatásaival figyelhetőek a kritikus határidők és költségek, így megelőzhetők a “projekt elszállások”. A részletes tevékenység elemzéssel optimalizált feladatvégzés következtében jelentős kapacitásnövekedés érhető el.
Csoportos erőforrás-kezelés
Minden erőforrás (humán vagy egyéb) erőforrás-csoportba (akár több csoportba is egyszerre) sorolható, így a tevékenységek és a feladatok területenként és erőforrásonként is kezelhetővé és ellenőrizhetővé válnak. A különböző erőforrás-csoportok kezelésével – az erőforrások megváltozása esetén – azonnali és automatikus feladat újraosztás lehetséges, aminek eredményeként csökken a vállalkozás munkavállalótól való függősége. Az erőforrás folyamatai dokumentáltak, betegség, kilépés esetén arányosan szétoszthatóak a csoport tagjai között, illetve átadhatóak más, új erőforrás részére.
Dokumentumok integrált kezelése
Bármely folyamathoz hozzákapcsolható valamennyi irat és dokumentáció, amelyek a rendszerből azonnal el is érhetőek, így biztosítva a szervezet tudásbázisának növelését.
ISO szabványok támogatása
A tevékenységek rögzítésével, adminisztrálásával, a következő lépések kijelölésével, valamint a teljes körű irat és dokumentumkezeléssel a rendszer hatékonyan támogatja az ISO szabványok alkalmazását, bevezetését. Az ADATBÁNYÁSZ program segítségével a múltban történt tevékenységek is egyszerűen nyomon követhetőek, lehetővé téve az ellenőrzést.
A Proway rendszer alkalmazási lehetőségei
A rendszer tervezése során kiemelkedő fontosságúnak tartottuk az egyszerű és felhasználóbarát kezelhetőséget, valamint a folyamatok grafikus tervezhetőségének lehetőségét. A program felépítése lehetővé teszi, hogy akár a már kialakított ügyviteli rendszer(ek)ből törzsállományokat és felhasználói adatokat fogadjon. A folyamatok külső rendszerben (Microsoft Visio 2003) megtervezhetőek (Folyamati Gráf), majd a rendszerbe importálhatóak.
A rendszerhez szorosan illeszkedik az ADATBÁNYÁSZ Vezetői Információs Rendszer, amely közvetlenül a Folyamatvezérlő adatbázisából dolgozik, és a szükséges naprakész vezetői-információkat a már megszokott Windows felületen jeleníti meg, akár listán, Weben vagy Excel-táblákban is.
Tevékenység és feladattámogatás
A vállalkozás munkavállalói, vezetői és a külső személyek is egyéni szempontok szerint csoportokba (úgynevezett sapkákba) sorolhatók. A tevékenységekhez kapcsolt, alapértelmezett erőforrás-csoportok tagjai az elvégzendő feladataikról (aktuális tevékenységeikről) azonnali értesítést kapnak. A tevékenységekből a sapkák résztvevői feladatokat vonhatnak magukhoz, melynek határidőre történő elvégzéséért ezek után már ők felelnek. Természetesen a tevékenységeket és feladatokat rendezni és szűrni lehet azok elvégzője, határideje és a Projekt kódja alapján is. A rendszer kezeli a határidő menedzsment-feladatokat is, ezen belül lehetősége van automatikus levélgenerálásra.
Projekttámogatás és felügyelet
A rendszer képes a kiválasztott folyamat típust a projektjéhez tartozó törzsállománnyal összerendelni, ezen túl a projektek projektcsoportokba is rendezhetőek. A tevékenységeknél meghatározható az egyes elemek várható ráfordítási ideje,költsége, határideje. A projektekhez megadható minden elemének kezdési és befejezési időpontja, a felhasznált, felhasználható erőforrások, felelős és végrehajtó személyek listája. A program képes a Projekt teljes vertikumának vezénylésére és ellenőrzésére. Az előzőek alapján megállapítható egy konkrét projektről:
- Az elkészült és elvégzendő feladatok állapota
- Kik az egyes részfeladatok felelősei
- A feladatok pontos futási ideje
- A feladatok várható befejezése
- Kik, mennyit dolgoztak az adott feladaton, részfeladaton
A Proway rendszer kimutatásai
A vezetők számára nélkülözhetetlenek a kimutatások és statisztikák ahhoz, hogy hatékonyan tudjanak előre tervezni, a projekteket elemezni, illetve szükség esetén időben beavatkozni.
- Projekt átfutási idő
- Aktuális állás (szükség esetén beavatkozás)
- Napi munkaidő jelentés
- Folyamatleírások
A Proway Folyamatvezérlő Rendszer tulajdonságai
- Szektor- és ágazat független kialakítás
- Folyamatmodellek széleskörű paraméterezésének lehetősége
- Távmunka támogatás: Intraneten túl interneten keresztül is elérhető, így a rendszerbe bárhonnan lehetséges a kapcsolódás egy felhasználónévvel és jelszóval
- Telephelyi elérési lehetőség minek következtében akár több telephely is dolgozhat egy a központi adatbázisból
- Tetszőleges számú felhasználó csatlakoztatható a rendszerhez