– Dokumentumtár modul

Miért a Dokumentumtár?

A különböző papíralapú vagy elektronikus, céges dokumentumok egységes és átlátható kezelése (érkeztetése – iktatása – tárolása) a kisvállalkozásoktól a nagy multinacionális cégekig minden vállalkozás hétköznapjaiban komolyabb nehézségeket jelenthet. Hiszen a dokumentumok jellemzően különböző formátumokban és megőrzési helyeken: levél mellékletként, a vállalati fájl rendszerben, illetve szkennelt vagy papír formában is tárolódhatnak. A DataContoPro Dokumentumtár (Iktató) moduljának támogatásával valamennyi, a vállalkozása mindennapjait érintő dokumentum digitalizált képe, vagy eredeti file állománya egy közös rendszerben, rendezetten és könnyen, – akár meghatározott kulcsszavak alapján is – visszakereshető formátumban kerül letárolásra.

A rendszer Dokumentumtár moduljának segítségével megszabadulhat a dokumentumkezelés mindennapos problémáitól, ezáltal pedig jelentős időt és humán erőforrás ráfordítást takaríthat meg.

A Dokumentumtár modul használatának előnyei:

A dokumentumokat csak egyszer kell rögzíteni, utána azonnal eltehetőek az irattárba.
Dokumentumok nem kallódhatnak el és könnyen nyomon követhetővé válnak.
Az elektronikus iktatást követően a dokumentum képe minden arra jogosult felhasználó számára elektronikusan elérhetővé válik, így megszűnik a másolás és a keresgélés.
Minden iktatásra került dokumentum könnyedén visszakereshető, OCR szolgáltatásunk segítségével akár a dokumentumban található szövegre történő (kulcsszavas) kereséssel is.
A DataContoPro Dokumentumtára a megfelelő jogosultsággal és stabil Internet hozzáféréssel bárhonnan és bármikor elérhető.
A vállalkozás működését érintő elektronikus dokumentumokat a DataContoPro központi rendszere archiválja és tárolja, ezért nem kell a helyi, saját digitális háttér tárhelyet igénybe venni.
Elkerülhető a duplikáció, hiszen minden dokumentum csak egyszer és egy konkrét helyen kerül letárolásra.

A Dokumentumtár modul funkciói:

Tetszőleges számú, önállóan specifikálható dokumentumtípus a hozzájuk tartozó, szintén szabadon definiálható alapértelmezett és egyedi mezőkkel.

Példa a dokumentumtípusnak megfelelő egyedi adatmezőkre Bejövő számla típusú dokumentum rögzítése esetén:

Címkézés: Az egyes dokumentumok tetszőlegesen címkézhetőek, így típusbesorolásuk mellett további egyedi paramétereik mentén is összekapcsolhatóak egymással. Vagyis ugyanaz a dokumentum, – a fájlrendszerben vagy az irattárolókban történő archiválással ellentétben – másolás vagy sokszorosítás nélkül is társítható más dokumetumokkal (pl.: Szerződés – Teljesítés igazolások – Munkalapok – Számlák – stb.)
Online szerkeszthetőség: A rendszer támogatja a webes felületen keresztül az általánosan használt dokumentumok szerkeszthetőségét is.
Verziók kezelése: A rendszer képes kezelni és visszakeresni a felcsatolt dokumentumok különböző verzióit.
Tetszőleges számú iktatókönyv hozható létre az egyes dokumentumtípusokhoz, a megfelelő jogosultsággal és az időszakhoz kapcsolható nyitással és zárással.
Iktató és archiváló rendszer: Automatikus iktatás az adott iktatókönyvnek megfelelő előtaggal rendelkező, szigorú számozású (opció) iktatószám generálás lehetőségével.
Több ablakos mód: A rendszer támogatja a kettő, vagy több ablakban (monitoron) történő munkavégzést úgy, hogy az aktuális, a felhasználó által éppen használt dokumentum képe automatikusan megjelenik és frissül másodlagos ablakban.

Szigorú és összetett jogosultság kezelés: A naplók, a különböző dokumentumtípusok, illetve a letöltési és szerkesztési lehetőség eléréséhez is önálló jogosultság adható meg. A jogosultság beállítások, a felhasználói (erőforrás) csoportok, vagy az egyéni felhasználói preferenciák szerint határozhatóak meg, ily módon akár korlátozott hozzáférésű, vagy titkos (vezetői) dokumentumok is létrehozhatóak.
Naplózás: A rendszer minden aktivitást és módosítást rögzít, az azokat elvégző felhasználókhoz köthető módon. Így minden a dokumentumokhoz kapcsolódó változtatás és művelet pontosan nyomon követhetővé válik, és a rendszerből az éppen szükséges vezetői információk is könnyedén kinyerhetőek lesznek.
Csoportos fájl feltöltés: Több fájl egyidejű feltöltése is lehetséges, a tömeges dokumentum bevitelhez. Így pl. több bejövő számla esetén azok egyidejű rögzítése egyetlen mozdulattal is lehetséges.

Bővítési lehetőség: A hatékonyabb munkavégzés és az egyes bejövő dokumentumokhoz kapcsolódó különböző ügyviteli és adminisztrációs folyamatok támogatásának elősegítése érdekében Dokumentumtár a DataContoPro további moduljaival, így pl. a rendszer Folyamatvezérlő moduljával is összekapcsolható.